Certaines obligations qui vous incombent en tant que chef d’entreprise ne doivent pas toujours être prises comme des contraintes mais peuvent être un moment privilégié entre vous et vos salariés ! L’entretien individuel annuel en fait partie. Soit vous l’abordez dans l’urgence, avec une mauvaise volonté flagrante et il sera aussi concluant que les régimes de mon ex… Soit vous en faites un moment unique avec un véritable impact pour votre salon de coiffure.

 

Comment préparer un entretien annuel ?

Il faut éviter de se focaliser sur une erreur commise par le salarié la semaine précédente. Le manager doit parvenir à définir l’essentiel de ce qu’il souhaite dire à son collaborateur et fonder son évaluation sur des faits précis. Il est donc intéressant de préparer de courtes synthèses des entretiens informels qui ont eu lieu durant l’année écoulée, quand ils ont eu lieu… Cela demande du temps et un certain investissement. Il est essentiel que vous ayez sensibilisé vos collaborateurs à l’intérêt de cet entretien. Le document de préparation devra comporter les éléments suivants :

• Définition du poste occupé ;
• Liste de ce que le collaborateur a réussi durant l’année et des qualités qu’il a mises en œuvre pour y parvenir ;
• Liste des sources de mécontentement et des situations qui posent problème ;
• Le suivi mois par mois de ses résultats (rentabilité, productivité, pourcentages).

Il est extrêmement important que votre collaborateur prépare également son entretien. Son manager peut l’aider en lui donnant une liste de questions ouvertes qui serviront de base de discussion : ressenti sur le poste, difficultés rencontrées, souhaits d’évolution, etc.

 

Comment organiser un entretien annuel ?

 

• Règle n°1 : prendre le temps

L’entretien individuel ne doit pas se caser entre la couleur de Mme Poilvert et les mèches de Mme Taillefumier ! On le planifie, on se réserve un moment privilégié qui ne peut être inférieur à 30mn (à prendre sur le temps de travail).

• Règle n°2 : le choix du lieu

Choisissez un lieu neutre, de préférence en dehors du salon de coiffure plutôt que dans le labo, les fesses posées en équilibre entre la machine à laver et le sèche-linge !

Et, surtout, un endroit où vous ne serez pas dérangés !

• Règle n°3: la forme

Il est impératif que cet entretien se fasse sur un ton de neutralité ! Aucune rancune ne fait avancer les choses ! Même si l’année écoulée le fut avec des tensions, c’est le moment de passer « Bob » (l’éponge) sur les problèmes !

 

Comment le conduire ?

Ça y est : vous y êtes ! Face à face pour ce moment si privilégié entre vous et votre salarié (juste pour info, dans le cadre des apprentis faites-le à 3 avec son tuteur légal dans le salon, voire avec les parents s’il est mineur).

 

Premier temps : l’année passée.

• On analyse les résultats et on fait le point sur la réalisation des objectifs fixés l’an dernier
• On ECOUTE le salarié et on le laisse parler
• On analyse ENSEMBLE les points forts et les points faibles
• Et on fait ensemble le point sur l’année écoulée en mettant sur la table les raisons et les outils qui ont manqué à votre collaborateur pour faire ses objectifs
• Et, surtout, on accepte le fait d’avoir des torts dans certains cas (et oui, nul n’est parfait et tout n’est pas forcément la faute de l’autre sous prétexte que vous êtes le patron !)

 

Deuxième temps : bilan de l’année passée.

• C’est comme quand vous faites un diagnostic : vous reformulez point par point ce que vous a dit votre salarié pour vous assurer, l’un comme l’autre, que vous vous êtes bien compris.

 

Troisième temps : les 3 objectifs essentiels de l’année à venir.

1- Objectif de formation

Souvent un salarié ne fait pas, pas parce que il ne veut pas, mais souvent parce que il ne sait pas faire ! Après avoir analysé précédemment ses carences, mettez en place avec lui un plan de formation pour l’année à venir en vue de le faire évoluer

Je tiens, d’ailleurs, à faire un aparté sur la formation. Visiblement trop d’employeurs oublient deux choses :

1/ La formation est une obligation du chef d’entreprise Vous êtes tenu d’assurer l’adaptation de vos salariés à leur poste de travail et de vous assurer du maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations (Code du travail, art. L. 6321-1). L’absence de formation d’un salarié vous expose à une condamnation, quelles que soient les circonstances. Peu importe en effet que le salarié n’ait à aucun moment pris l’initiative de demander une formation. Ce n’est pas parce qu’un salarié n’en manifeste pas l’envie qu’il ne pourra pas ensuite vous reprocher de ne lui avoir jamais fait suivre une formation. Peu importe également que le salarié n’ait pas été confronté à une difficulté d’adaptation à son poste de travail.

2/ Le salarié bénéficie via le CPF (Compte personnel de formation ex-DIF) à un droit à la formation plafonné à 150h (contrairement au DIF qui plafonnait à 120h)

Donc, autant mettre en place des formations productives pour votre entreprise plutôt que des stages de « macramé en algues séchées sur la plage de Pornic », stages qui font plaisir certes, mais qui ne vous apportent rien en matière de rentabilité !

 

2- Objectif de productivité.

Sachez qu’un objectif n’a de cohérence que s’il peut être atteint ! Ne fixez pas des objectifs que même vous ne pourriez faire juste sous prétexte que vous avez besoin de trésorerie pour vos prochaines vacances à Cancún !

 

3- Objectifs d’évolution.

Il ne faut pas se voiler la face, tout le monde a l’espoir de gagner mieux, de gagner plus, de pouvoir évoluer ! C’est sur cet aspect des choses que vous avez la possibilité de faire visualiser à votre collaborateur les primes qu’il peut dégager en matière de propositions aux clientes grâce au plan de formation (quelle que soit la formation).

 

N’oubliez pas, une foi l’entretien fini, de le formaliser par écrit pour en garder :

• Une trace écrite
• La preuve que vous l’avez fait (oui, ça reste une obligation !)
• Les engagements du salarié

 

Voilà ! Vous pensez en être soulagé ? Pas tout à fait, je vous invite, fortement, à faire le point avec vos salariés tous les trois mois pour suivre leur objectif annuel et le faire vivre ! Car un objectif non suivi, c’est comme les régimes de mon ex… (voir plus haut !)

Si vous avez des questions n’hésitez pas à les poser en commentaires ! J’y répondrai avec plaisir.

Christophe Creux